Privacyverklaring Virgam / Privacy Statement Virgam

Je gebruikt Virgam omdat je werkgever dat inzet om werkuren, projecten, bestellingen en sleutels te registreren. Je werkgever is verantwoordelijk voor je gegevens. Kigma Digital Solutions B.V. (Abcoude) maakt en beheert Virgam en verwerkt je gegevens alleen in opdracht van je werkgever, volgens een verwerkersovereenkomst.

Vragen over je gegevens of je rechten stel je eerst aan je werkgever. Je kunt ook mailen naar info@kigma.digital; wij sturen je vraag dan door.

Welke gegevens?

Waarvoor?

Alleen om Virgam te laten werken voor je werkgever: urenregistratie, projectadministratie, bestellingen, sleutelbeheer, verlof, en om de app veilig en werkend te houden. Niet voor reclame, niet voor verkoop aan anderen.

Wie kan erbij?

Hoe lang?

Zolang je werkgever dat nodig heeft en de wet het vraagt. Locatiegegevens bewaren we korter dan de urenregistratie.

Beveiliging

Je rechten

Je kunt je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Doe dat via je werkgever. Ben je het niet eens met hoe met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Account verwijderen

Je account wordt beheerd door je werkgever. Wil je dat je account en gegevens worden verwijderd, vraag dat aan je werkgever of mail info@kigma.digital.

Virgam Privacy Statement

Last updated: 26 October 2026

Who is responsible?

You use Virgam because your employer uses it to record working hours, projects, orders and keys. Your employer is responsible for your data. Kigma Digital Solutions B.V. (Abcoude, the Netherlands) builds and maintains Virgam and processes your data only on your employer's instructions, under a data processing agreement.

Please send questions about your data or your rights to your employer first. You can also email info@kigma.digital; we will forward your question.

What data?

Your name, email address, language and the company you work for.
When you clock in or out: the time, the project, your location (GPS and address) and the device. Your location is recorded only at the moment you scan, not at other times.
Photos you take for a quality check or report.
Orders, key handovers, leave, messages and feedback you submit in the app.
Technical data: a push token for notifications, and crash and usage data to fix errors.

What for?

Only to make Virgam work for your employer: time registration, project administration, orders, key management, leave, and keeping the app secure and working. Not for advertising, and never sold to others.

Who has access?

Your employer's administrators.
Kigma and the developer who maintains Virgam for Kigma.
Services Kigma uses to run Virgam: hosting and database (DigitalOcean, Amsterdam), photo storage (Cloudinary), notifications and crash reporting (Google Firebase), email (Mailtrap). They are bound by agreements on security and confidentiality.
The party that passes orders on to your employer's accounting system.

How long?

As long as your employer needs it and the law requires. Location data is kept for a shorter period than time records.

Security

Connections are encrypted and passwords are not stored in readable form.

Your rights

You can access, correct or delete your data, and object to processing. Please do this through your employer. If you are not satisfied with how your data is handled, you can file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

Deleting your account

Your account is managed by your employer. To have your account and data deleted, ask your employer or email info@kigma.digital.

Privacyverklaring Virgam

Wie is verantwoordelijk?